Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für die technische Fassung ist folgende Betreiberangabe als Verantwortlicher für die Datenbearbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hinterlegt:

Andrew McLaughlan
OfferPilot Schweiz
Geissbergstrasse 34
8200 Schaffhausen
Schweiz
E-Mail: offerpilot-ch@gmx.ch

Für den Deutschland-Auftritt steht die verbindliche Bestätigung von Verantwortlichem, Vertragspartei und ladungsfähiger Anschrift noch aus.

2. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Wir bearbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen der Schweiz sowie – soweit anwendbar – der Europäischen Union.

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von OfferPilot.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung unseres Dienstes können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

a) Stammdaten

• Firmenname
• Name von Ansprechpartnern
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

b) Konto- und Profildaten

Für die Anmeldung nutzen wir den Authentifizierungsdienst Clerk. Dabei werden Anmeldedaten (z. B. E-Mail-Adresse, Name) zur Verwaltung Ihres Nutzerkontos verarbeitet. Im Firmenprofil hinterlegte Angaben (z. B. Firmenname, Adresse, IBAN, Logo) werden Ihrem Konto zugeordnet.

c) Offerten- und Rechnungsdaten

• Leistungsbeschreibungen
• Projektinformationen
• Preise und Konditionen
• Texteingaben zur Offertenerstellung
• Rechnungsdaten (Positionen, Beträge, Absender- und Empfängerangaben)

d) Kundendaten (Kundenverwaltung)

Wenn Sie die Kundenverwaltung nutzen, speichern wir die von Ihnen erfassten Angaben zu Ihren Kunden (Firma, Ansprechperson, Adresse, E-Mail, Telefon). Sie sind dafür verantwortlich, dass Sie zur Erfassung dieser Daten berechtigt sind.

e) Zahlungsdaten

Zahlungsinformationen werden ausschliesslich durch Stripe verarbeitet. Wir erhalten keine vollständigen Kreditkarteninformationen.

f) Technische Daten

Beim Besuch der Website können automatisch folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• aufgerufene Seiten
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen

Diese Daten dienen der Systemsicherheit und dem störungsfreien Betrieb.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir bearbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung des Dienstes
• Verwaltung des Nutzerkontos
• Erstellung von Offerten und Rechnungen
• Kundenverwaltung
• Vertragsabwicklung
• Zahlungsabwicklung
• Missbrauchsverhinderung
• Gewährleistung der Systemsicherheit
• Fehleranalyse
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Kommunikation mit Nutzern

5. Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO anwendbar ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit erforderlich)

6. Hosting und Infrastruktur

Diese Website und Anwendung wird über die technische Infrastruktur des externen Dienstleisters Replit (Replit, Inc., USA) betrieben.

Beim Aufruf der Website können durch den Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse;
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
• Browsertyp und Browserversion;
• Betriebssystem;
• aufgerufene Seiten;
• Referrer-URL;
• technische Fehler- und Sicherheitsinformationen.

Diese Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung, Stabilität, Sicherheit und Fehleranalyse der Website.

Die konkrete Region, Aufbewahrungsdauer und Konfiguration der produktiven Replit-Dienste für Web, API, Datenbank, Backups und Logs ist nicht aus dieser Datenschutzerklärung oder dem Anwendungscode ableitbar und wird vor der DE-Freigabe anhand der Anbieter- und Deploymentunterlagen bestätigt.

7. KI-Verarbeitung durch OpenAI

Zur Erstellung von Offerten können vom Nutzer eingegebene Inhalte an OpenAI oder vergleichbare KI-Dienstleister übermittelt werden. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zur Generierung der angeforderten Inhalte.

Die konkrete API-Region, Aufbewahrung, der Training-Ausschluss und die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter werden vor der DE-Freigabe anhand der produktiven OpenAI-Konfiguration und des DPA bestätigt. Weitere Informationen finden Sie bei OpenAI.

Nutzer dürfen keine besonders schützenswerten Personendaten, Gesundheitsdaten, Bankdaten, Passwörter, Zugangsdaten oder vertraulichen Informationen Dritter eingeben.

8. Zahlungsabwicklung über Stripe

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Zahlungsdaten werden direkt durch Stripe verarbeitet; OfferPilot speichert keine vollständigen Kreditkarteninformationen.

OfferPilot speichert abrechnungsrelevante Informationen, insbesondere:

• E-Mail-Adresse;
• gewählter Plan;
• Anzahl erworbener Credits;
• Transaktionsdatum;
• Stripe-Session-ID und Stripe-Kundenreferenz;
• Zahlungsstatus.

Diese Daten werden zur Vertragserfüllung, Buchhaltung und Nachweisführung verarbeitet. Die Verarbeitung durch Stripe erfolgt eigenverantwortlich gemäss deren Datenschutzbestimmungen.

Stripe wird über den Replit Connector eingebunden. Region, Aufbewahrung, Rollenverteilung und Auftragsverarbeitungsvertrag der produktiven Zahlungsabwicklung werden vor der DE-Freigabe bestätigt.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Nutzer per E-Mail oder über andere Kommunikationswege Kontakt aufnehmen, werden die übermittelten Daten zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

Dies kann insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Inhalt der Nachricht sowie Zeitpunkt der Kontaktaufnahme umfassen.

10. E-Mail, Hosting und weitere technische Dienstleister

Für transaktionale E-Mails wird technisch Resend eingesetzt. Dabei können Empfängeradresse, Absender, Betreff, Nachrichtinhalt, Zustellstatus und technische Metadaten verarbeitet werden. Die produktive Absenderdomain, Versand- und Speicherregion, Aufbewahrungsdauer sowie das anwendbare DPA werden vor der DE-Freigabe bestätigt.

Zur Bereitstellung unserer Plattform setzen wir technische Dienstleister für Hosting, Infrastruktur, Sicherheit und Kommunikation ein. Diese Dienstleister erhalten nur Zugriff auf Daten, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist.

Zu den technisch eingesetzten Diensten gehören derzeit Replit, Replit-managed Clerk, OpenAI, Stripe und Resend. Die vollständige aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter, ihre Regionen und die zugehörigen Auftragsverarbeitungsverträge sind in der Go-Live-Matrix dokumentiert und vor dem Start schriftlich zu prüfen.

11. Internationale Datenübermittlungen

Einzelne Dienstleister können sich ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums befinden. Insbesondere können Daten in die USA übermittelt werden (z. B. an Replit, OpenAI, Stripe, Clerk).

Soweit erforderlich erfolgen solche Übermittlungen auf Grundlage geeigneter Garantien oder vertraglicher Schutzmechanismen gemäss DSGVO oder den Anforderungen des Schweizer Datenschutzrechts.

Hinweis für Nutzer von OfferPilot Deutschland: Der Dienst garantiert derzeit keine ausschliessliche Verarbeitung oder Speicherung innerhalb Deutschlands. Soweit Anbieter ausserhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt werden, gelten die vorstehend beschriebenen Schutzmechanismen.

12. Speicherung und Speicherdauer

Angemeldete Nutzer: Gespeicherte Offerten, Rechnungen und Kundendaten werden serverseitig in unserer Datenbank gespeichert, damit sie Ihnen in Ihrem Konto dauerhaft zur Verfügung stehen. Sie können diese Inhalte jederzeit löschen.

Nicht angemeldete Nutzer: Offertendaten werden nicht serverseitig gespeichert und verbleiben ausschliesslich lokal im Browser (siehe Ziffer 13).

Abrechnungs- und kaufrelevante Daten werden aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten grundsätzlich bis zu zehn Jahre gespeichert.

Technische Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Sicherheit, Betrieb und Fehleranalyse erforderlich ist.

Daten aus Kontaktanfragen werden so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage und etwaige Anschlussfragen erforderlich ist.

13. Lokale Speicherung im Browser

OfferPilot kann localStorage oder vergleichbare Browsertechnologien verwenden, um Eingaben, Entwürfe oder generierte Inhalte lokal auf dem Gerät des Nutzers zwischenzuspeichern.

Diese lokalen Daten verbleiben auf Ihrem Endgerät und können jederzeit durch Löschen des Browser-Speichers entfernt werden. OfferPilot verwendet keine Marketing- oder Tracking-Cookies.

14. Keine sensiblen Daten

OfferPilot ist nicht für die Verarbeitung besonders schützenswerter personenbezogener Daten ausgelegt.

Nutzer werden ausdrücklich aufgefordert, keine Gesundheitsdaten, Bankdaten, Passwörter, Zugangsdaten, Ausweisdaten oder vergleichbare sensible Informationen einzugeben.

15. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen. Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung mittels TLS/HTTPS
• Zugriffsbeschränkungen
• Schutz vor unbefugtem Zugriff
• regelmässige Sicherheitsupdates
• sichere Verwaltung von API-Schlüsseln

Trotz aller Sicherheitsmassnahmen kann keine absolute Datensicherheit garantiert werden.

16. Rechte betroffener Personen

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter: offerpilot-ch@gmx.ch

17. Beschwerderecht

Betroffene Personen in der Schweiz können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden.

Betroffene Personen im Europäischen Wirtschaftsraum können sich an eine zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen.

Massgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Version.

19. Kontakt