Als Freelancer in der Schweiz schreiben Sie eine rechtsgültige Rechnung mit acht Pflichtfeldern — unabhängig davon, ob Sie als Einzelunternehmer oder GmbH tätig sind. Die wichtigste Besonderheit: die MWST-Pflicht greift erst ab CHF 100 000 Jahresumsatz. Was das für Ihre Rechnung bedeutet, erfahren Sie hier.
Bin ich als Freelancer MWST-pflichtig?
Die Antwort hängt von Ihrem Umsatz ab:
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Kostenlos starten| Jahresumsatz (steuerbar) | MWST-Pflicht | Konsequenz für Ihre Rechnung |
|---|---|---|
| Unter CHF 100 000 | Keine Pflicht, aber freiwillig möglich | Keine MWST ausweisen; Vermerk «nicht MWST-pflichtig» empfohlen |
| CHF 100 000–500 000 | Pflicht — Anmeldung innert 30 Tagen | UID + MWST auf Rechnung; 8,1 % Normalsatz |
| Über CHF 500 000 | Pflicht + Saldosteuersatz prüfen | Quartalsweise Abrechnung mit ESTV |
Pflichtfelder auf der Freelancer-Rechnung
- Ihr Name / Firmenname und vollständige Adresse — Bei Einzelfirma: Vor- und Nachname + Adresse genügen; kein CHE-Register-Eintrag nötig unter CHF 100 000 Umsatz.
- UID-Nummer mit MWST-Zusatz — Nur wenn Sie MWST-pflichtig sind (z. B. CHE-123.456.789 MWST).
- Rechnungsdatum
- Eindeutige Rechnungsnummer — Fortlaufend, z. B. RE-2025-001.
- Name und Adresse des Empfängers
- Leistungsbeschreibung und Zeitraum — So konkret wie möglich (Projektname, Periode).
- Betrag exkl. MWST und MWST-Satz — Nur bei MWST-Pflicht.
- Gesamtbetrag und Zahlungskonditionen — IBAN, Zahlungsfrist.
Musterrechnung für einen Schweizer Freelancer (ohne MWST)
| Anna Müller • Webdesignerin • Seestrasse 42 • 8002 Zürich • anna@muellerdesign.ch | |
|---|---|
| An: Becker GmbH, Industriestrasse 3, 8048 Zürich | Rechnung Nr.: RE-2025-014 |
| Datum: 30. Juni 2025 | Leistungszeitraum: Juni 2025 | |
| Beschreibung | Stunden | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| UX-Konzept und Wireframes (Projekt «Shop Relaunch») | 8 h | CHF 130.00 | CHF 1 040.00 |
| Figma-Prototyp und Designsystem | 12 h | CHF 130.00 | CHF 1 560.00 |
| Abstimmungsgespräche und Korrekturen | 3 h | CHF 130.00 | CHF 390.00 |
Total CHF 2 990.00 (nicht MWST-pflichtig)
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. Juli 2025 auf IBAN CH56 0483 5012 3456 7800 9, Anna Müller.
Stundensatz als Freelancer in der Schweiz — was ist üblich?
| Bereich | Typischer Stundensatz 2025 |
|---|---|
| Webentwicklung / Software | CHF 120–200 exkl. MWST |
| UX/UI-Design | CHF 110–175 exkl. MWST |
| Texter / Content | CHF 80–140 exkl. MWST |
| Unternehmensberatung | CHF 150–300 exkl. MWST |
| Buchhaltung / Treuhand | CHF 100–180 exkl. MWST |
| Grafik / Illustration | CHF 90–160 exkl. MWST |
Swiss QR-Bill: Seit 2022 ersetzt die Swiss QR-Rechnung den Orangen Einzahlungsschein. Bei CHF-Rechnungen an Schweizer Kunden sollten Sie die QR-Bill am Rechnungsende anfügen — viele Kunden zahlen nur noch per QR-Scan. OfferPilot generiert sie automatisch und normkonform.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich als Freelancer ein Geschäftskonto haben?
Nein, gesetzlich nicht. Für eine saubere Buchhaltung und ein professionelles Auftreten empfiehlt sich jedoch ein separates Konto für geschäftliche Zahlungseingänge.
Wann muss ich mich als Einzelunternehmer im Handelsregister eintragen?
Ab CHF 100 000 Jahresumsatz ist der Eintrag ins Handelsregister für Einzelfirmen obligatorisch (OR Art. 931 Abs. 2). Darunter ist er freiwillig.
Wie lange muss ich als Freelancer Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre (OR Art. 958f). Digitale Archivierung ist erlaubt, sofern Echtheit und Integrität der Dokumente nachweisbar sind.
Kann ich als Freelancer mit Tagessatz statt Stundensatz abrechnen?
Ja. Tagessätze sind üblich bei längerfristigen Projekten (5+ Tage). Definieren Sie den Leistungsumfang pro Tag klar in der Rechnung, um Diskussionen zu vermeiden.
Was tun, wenn ein Kunde meine Rechnung nicht bezahlt?
Senden Sie nach Ablauf der Zahlungsfrist eine Zahlungserinnerung (oft genügt das). Nach weiteren 10–15 Tagen folgt die 1. Mahnung mit neuem Termin. Danach kann die Betreibung nach SchKG eingeleitet werden — ab CHF 100 Forderungsbetrag möglich, Kosten ca. CHF 7.