Rechnungsvorlage GmbH Schweiz — gesetzeskonforme Musterrechnung

Eine Rechnung einer Schweizer GmbH muss gemäss Mehrwertsteuergesetz (MWSTG Art. 26) mindestens acht Pflichtfelder enthalten. Fehlt auch nur eines, riskieren Sie die Ablehnung durch das Finanzamt des Empfängers und verzögerte Zahlung. Hier finden Sie eine fertige Musterrechnung mit allen gesetzlichen Anforderungen.

Pflichtangaben auf der Rechnung einer Schweizer GmbH

Pflichtfeld (MWSTG Art. 26)	Beispiel	Fehlerrisiko ohne dieses Feld
Name und Adresse des Leistungserbringers	Meier Software GmbH, Bahnhofstrasse 10, 8001 Zürich	Rechnung nicht zuordenbar
UID-Nummer inkl. MWST-Zusatz	CHE-123.456.789 MWST	Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet
Rechnungsdatum	1. Juli 2025	Zahlungsfrist nicht bestimmbar
Rechnungsnummer (eindeutig, fortlaufend)	RE-2025-0042	Buchführungspflicht verletzt
Empfänger (Name und Adresse)	Müller AG, Seestrasse 5, 8002 Zürich	Lieferungsnachweis fehlt
Leistungsbeschreibung und -zeitraum	Webentwicklung Juni 2025, 20 Stunden	Leistungsnachweis fehlt
Steuerbarer Betrag und MWST-Satz	CHF 3 600.00 exkl. 8,1 % MWST	Vorsteuerabzug nicht möglich
MWST-Betrag und Gesamtbetrag	MWST CHF 291.60 / Total CHF 3 891.60	Buchungsgrundlage fehlt

Musterrechnung GmbH Schweiz — vollständiges Beispiel

Meier Software GmbH • Bahnhofstrasse 10 • 8001 Zürich
UID: CHE-123.456.789 MWST	Datum: 1. Juli 2025
An: Müller AG, Seestrasse 5, 8002 Zürich	Rechnungs-Nr.: RE-2025-0042
Betreff: Webentwicklung — Projektphase 2, Juni 2025

Pos.	Beschreibung	Menge	Preis/h	Total exkl.
1	Backend-Entwicklung (API-Integration)	12 h	CHF 160.00	CHF 1 920.00
2	Frontend-Entwicklung (React)	8 h	CHF 150.00	CHF 1 200.00
3	Testing und Dokumentation	4 h	CHF 120.00	CHF 480.00

Netto: CHF 3 600.00 | MWST 8,1 %: CHF 291.60 | Total CHF: CHF 3 891.60

Diese Aufgabe in 2 Minuten mit OfferPilot erledigen

Offerten, Rechnungen und Zahlungserinnerungen — KI-gestützt, MWST-konform, Swiss QR-ready.

Kostenlos starten

Zahlbar innerhalb von 30 Tagen auf IBAN CH56 0483 5012 3456 7800 9, Meier Software GmbH.

Swiss QR-Bill — Pflicht seit 2022

Seit dem 1. Oktober 2022 ist der Einzahlungsschein abgeschafft. Für Rechnungen in CHF muss die Swiss QR-Bill (QR-Rechnung) als Zahlungsteil verwendet werden. Sie enthält:

QR-Code mit strukturierten Zahlungsinformationen (IBAN, Betrag, Referenznummer)
Empfangsschein für den Zahlungspflichtigen
Optionalen QR-Referenz-Code (analog früherem Referenznummer-Einzahlungsschein)

Wichtig: Die QR-Bill ist technisch anspruchsvoll. Nutzen Sie eine Software wie OfferPilot, die den QR-Code automatisch und normkonform generiert — eine fehlerhafte QR-Bill kann vom Zahlungsverkehrsystem abgelehnt werden.

Zahlungskonditionen und Verzugszins

Übliche Zahlungsfristen in der Schweiz:

30 Tage netto: Standard für B2B-Rechnungen
10 Tage mit 2 % Skonto: Anreiz für Frühzahlung
60 Tage: Bei Grosskunden oder öffentlichen Aufträgen

Bei Zahlungsverzug schuldet der Schuldner ohne weitere Mahnung einen Verzugszins von 5 % p. a. (OR Art. 104 Abs. 1) ab dem Tag nach Fälligkeit.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine GmbH zwingend MWST auf der Rechnung ausweisen?

Nur wenn die GmbH MWST-pflichtig ist (Jahresumsatz über CHF 100 000). Eine nicht eingetragene GmbH darf keine MWST-Beträge in Rechnung stellen.

Ist eine fortlaufende Rechnungsnummer Pflicht?

Ja, für die Buchführung nach OR Art. 957 ff. ist eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung erforderlich. Lücken in der Nummerierung können bei Steuerprüfungen Fragen aufwerfen.

Wie lange muss eine GmbH Rechnungen aufbewahren?

Mindestens 10 Jahre (OR Art. 958f Abs. 1). Die Aufbewahrung kann in digitaler Form erfolgen, sofern die Echtheit und Integrität gewährleistet sind.

Kann eine Rechnung per E-Mail versendet werden?

Ja, eine E-Mail-Rechnung ist in der Schweiz rechtsgültig, sofern der Empfänger damit einverstanden ist. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht zwingend.

Was tun, wenn eine Rechnung nie bezahlt wird?

Senden Sie zuerst eine Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung mit neuem Zahlungsziel. Bei Ausbleiben kann die Betreibung nach SchKG eingeleitet werden — ab CHF 100 Forderungsbetrag möglich.