Im Schweizer Obligationenrecht gerät ein Schuldner nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist automatisch in Verzug — ohne separate Mahnung (OR Art. 102 Abs. 2). Trotzdem ist ein strukturiertes Mahnwesen mit drei Stufen der effektivste Weg, ausstehende Rechnungen einzutreiben, ohne die Geschäftsbeziehung zu gefährden.
Verzug nach Schweizer OR — die rechtliche Grundlage
Ist eine Zahlungsfrist vereinbart (z. B. «zahlbar innert 30 Tagen»), tritt der Verzug am ersten Tag nach Ablauf der Frist ein — ohne Mahnung (OR Art. 102 Abs. 2). Ab diesem Tag schuldet der Schuldner:
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Ist keine Zahlungsfrist vereinbart, tritt der Verzug erst nach einer ausdrücklichen Mahnung ein (OR Art. 102 Abs. 1). Deshalb: Immer ein konkretes Zahlungsziel auf der Rechnung angeben.
Die drei Mahnstufen in der Schweizer Praxis
| Stufe | Zeitpunkt | Ton | Massnahme |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 5–10 Tage nach Fälligkeit | Freundlich, hilfsbereit | Kein Mahnbetrag, keine Gebühr |
| 1. Mahnung | 10–15 Tage nach Erinnerung | Bestimmt, sachlich | Mahngebühr CHF 20–50; neue Frist 10 Tage |
| 2. Mahnung | 10 Tage nach 1. Mahnung | Formal, mit Konsequenzankündigung | Höhere Gebühr CHF 30–100; Betreibung ankündigen |
| Betreibung (SchKG) | Nach Fristablauf 2. Mahnung | Rechtlich | Zahlungsbefehl über Betreibungsamt; Kosten ab ca. CHF 7 |
Mustertext: Zahlungserinnerung (Stufe 1)
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Überprüfung unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass unsere Rechnung Nr. RE-2025-0042 vom 1. Juni 2025 über CHF 1 351.25 noch nicht bezahlt wurde. Die Zahlungsfrist ist am 1. Juli 2025 abgelaufen.
Möglicherweise haben Sie die Zahlung versehentlich übersehen. Wir bitten Sie freundlich, den ausstehenden Betrag bis zum 15. Juli 2025 auf unser Konto IBAN CH56 0483 5012 3456 7800 9 zu überweisen.
Falls Sie bereits bezahlt haben oder Fragen zur Rechnung haben, melden Sie sich bitte bei uns. Wir helfen gerne weiter.
Freundliche Grüsse
Meier Software GmbH
Mustertext: 1. Mahnung (Stufe 2)
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom 5. Juli 2025 ist der Betrag von CHF 1 351.25 (Rechnung RE-2025-0042) bis heute nicht bei uns eingegangen.
Wir fordern Sie hiermit auf, den ausstehenden Betrag zuzüglich einer Mahngebühr von CHF 30.00 — Total CHF 1 381.25 — bis zum 22. Juli 2025 zu begleichen.
Bei Ausbleiben der Zahlung werden wir die Betreibung nach SchKG einleiten, ohne weitere Vorankündigung.
Freundliche Grüsse
Meier Software GmbH
Verzugszins berechnen — Beispiel
Offener Betrag: CHF 5 000.00 | Fällig: 1. April 2025 | Bezahlt: 1. Juli 2025 (91 Tage Verzug)
Verzugszins: CHF 5 000 × 5 % ÷ 365 × 91 = CHF 62.33
Der Verzugszins wird auf der Mahnung separat ausgewiesen und darf dem Schuldner in Rechnung gestellt werden.
Häufige Fehler im Mahnwesen
- Keine Zahlungsfrist auf der Rechnung: Dann tritt Verzug erst nach Mahnung ein — nicht automatisch.
- Sofort mit Betreibung drohen: Eskaliert die Situation unnötig; meist ist eine freundliche Erinnerung ausreichend.
- Mahnfristen nicht dokumentieren: Bei Betreibung müssen Sie den Verzug nachweisen können.
- Zu lange warten: Jede Woche Verzug kostet — handeln Sie nach 10 Tagen.
- Falschen Zinssatz verwenden: Der gesetzliche Verzugszins beträgt 5 % p. a. (OR Art. 104); ein abweichender Satz muss vertraglich vereinbart sein.